Gladsaxe - sparer tid og frustration med Synchronicer

28. maj 2015Skrevet af AMA

De danske kommuner vedligeholder hvert år et vejnet på 60.328 kilometer - det svarer til 1½ gang rundt om jorden. Hvordan får man overblik over så mange kilometer, skader, rengøring og andet vedligehold? I Gladsaxe Kommune har de skabt overblik og mere effektiv opgavestyring med mobil it fra Synchronicer.

Vidste hvor men måske ikke hvad
I Gladsaxe Kommune var en af udfordringerne i By- og Miljøforvaltningens driftsafdeling at beskrive opgaver og skader på vejene. Opgavens position blev registret med GPS på vejen, men det var ikke muligt at angive typen. Først tilbage på kontoret kunne medarbejderen via pc’en beskrive opgaven som fx slaghul, væltet skilt eller andet. Forsinkelsen betød, at information kunne gå tabt. Og når et team senere fik opgaven tildelt, var det ikke altid de rette folk eller udstyr, der kom ud til opgaven.

Dokumentation var omstændelig at genfinde
På trods af at Driftsafdelingen havde optimeret processen, kunne det være en langsommelig proces at finde dokumentation for en løst opgave , når først opgaven var afsluttet. Information og dokumentation var gemt på flere medier – nogle typer information var gemt digitalt, mens andre var gemt på papir. Så opringninger fra borgere med spørgsmål kunne blive meget tidskrævende.

Brug af ny teknologi
Nytænkning og brug af ny IT var en oplagt løsning for Driftsafdelingen. Valget faldt på Soft Design A/S og systemet Synchronicer, som er en IT-løsning til opsamling og overførsel af data til og fra personale, der arbejder uden for kommunens fysiske kontor. Det hele styres hurtigt og enkelt via smartphones og kontorets pc’ere.

Registrering og tildeling af opgaver ”on the fly”
Med Synchronicer kan de mobile medarbejdere i Gladsaxe Kommune registrere vejskader og andet vedligehold med smartphones. En registrering angives med GPS position og type og kan yderligere ledsages af billede, uddybende tekst og prioritering. Registreringen kan med det samme ses i systemet på kontoret og kan straks overflyttes til systemets opgavepulje og allokeres til et team. Teamet får besked uden forsinkelse, hvor det end befinder sig.

Løbende dialog sikrer hurtig respons på akutte opgaver
De mobile medarbejdere og kontorpersonale er i løbende dialog via Synchronicers beskedsystem, så opstår der en akut situation, er dialogen sikret, og der kan omgående tages stilling til udbedring. ”Den hurtige dialog og løbende kontakt har gjort opgavestyringen mere effektiv, fx kan hasteopgaver tages ind og løses med det samme.” fortæller Sekretariatschef Michael Nielsen, Gladsaxe Kommune.

Visuelt overblik både på kontor og på kommunens veje
På kontoret kan personalet hele tiden på pc’erne se et positionskort for alle opgaver og teams med angivelse af status. I bilerne får medarbejderne beskeder med tekst, position og billeder, og teamet navigeres til skaden med GPS navigation.

Dokumentation på plads med det samme
Alle data, beskeder, billeder etc. registreres og gemmes. Så er dokumentation for udførte opgaver på plads med det samme. ”Vi er glade for dokumentationen i Synchronicer. Når en borger ringer og fortæller, at en skade ikke er udbedret eller et område ikke er rengjort, kan vi med det samme se status og al dokumentation for opgaven.” fortsætter Michael Nielsen.

Hurtig proces fra demo til kørende løsning
”Fra vi så den første demo af Synchronicer, til vi selv havde en kørende løsning, gik der meget kort tid. I hele processen har vi oplevet samarbejdet med Soft Design meget positivt. De har hurtigt forstået vores behov og løst opgaven.” siger Michael Nielsen.

"Soft Designs folk har hurtigt forstået vores behov og løst opgaven."
- Sekretariatschef Michael Nielsen, Gladsaxe Kommune



Flere planer
Ud over kommunale opgaver bruges Synchronicer både i transportbranchen, servicebranchen og industrien, da den grundlæggende teknik er anvendelig til adskillige formål. ”Jo mere vi lærer om systemet, jo flere muligheder og steder for anvendelse ser vi. Vi har en del idéer, så vi ser nu på, hvordan vi kan udvide brugen i fremtiden.”, afslutter Michael Nielsen.

Software as a Service
Synchronicer leveres som Software as a Service fra dag til dag og downloades som en app på de mobile medarbejderes smartphones. På kontoret tilgår brugerne systemet via browseren på en almindelig kontorpc. Brugerne skal ikke bekymre sig om drift, back-end hardware og opdateringer. Det sørger Soft Design A/S for.