NOVASOL - 900 mobile medarbejdere sikrer servicen via smartphones

12. juli 2016Skrevet af Anne-Marie Arnvig


Novasol
Novasol hører til giganterne på det danske ferieboligmarked med ca. 125.000 ind- og udflytninger pr. år. Når et hus fraflyttes, skal det klargøres, elforbruget skal aflæses, mangler skal indberettes og udbedres. Og poolen skal kontrolleres og serviceres, så den hele tiden lever op til myndighedernes krav.

Et puslespil
Et team af dedikerede servicemedarbejdere i marken og koordinatorer på kontoret står for at skabe sammenhæng i det puslespil opgaveløsningen er. Tidligere foregik det med hundredevis af papirordrer og skemaer, der skulle fragtes frem og tilbage mellem husene og kontoret. Desuden skulle alle informationer fra husene omkring forbrug, slitage, mangler m.v. tastes manuelt ind i systemet på basis af håndskrevne notater. Det var tydeligt, at det ikke var holdbart i længden.

Soft Design det oplagte valg
Da Soft Design havde været med til at digitalisere booking systemet med en point of sales løsning, var det nærliggende at høre, om de også have det et bud på en digital klargøringsproces. ”Vi ønskede en løsning til servicemedarbejderne med en simpel og logisk brugergrænseflade, samtidig med at der var integration bagud til vores IBM System i backend.” siger Thomas Kieldsen, Project Manager hos Novasol.

Smartphones
Den første løsning kørte på almindelig mobiltelefoner, men med udviklingen af touchteknologi på smartphones og tablets var Soft Design hurtige til at foreslå en løsning, der understøttede de mobile touch platforme, samtidigt med at processerne blev yderligere optimeret. Synchronicer blev løsningen.

”Igennem hele processen har Soft Design vist forståelse for vores behov, og vi føler, vi har en god sparringspartner både på idéer og teknologi.”
- Thomas Kieldsen, Project Manager hos Novasol

Enorm effektivisering
Løsningen blev pilottestet på et par af Novasols destinationer, og de positive resultater og reaktioner lod ikke vente på sig. De administrative medarbejdere slipper med Synchronicer for at udskrive og sortere hundredvis af dokumenter, og servicemedarbejderne har også fået en lettere hverdag. I stedet for at bladre i papirer og notere informationer med kuglepen, ordner de nu hele arbejdsgangen og dokumentationen elektronisk med deres tablet eller smartphone, hvor de også modtager deres nye opgaver. Data registreres straks og skal ikke indtastet senere fra papirskemaer og noter. Og de kan melde tilbage, når de er færdige med et hus, hvis der er problemer, som kræver ekstra opmærksomhed, eller skulle de blive forsinkede undervejs. Den hurtige kommunikation og digitaliseringen har givet en betydelig effektivisering og reduceret både tidsforbrug og kørte kilometer pr. opgave. ”Vi har reduceret antallet af kørte kilometer med 20 %. Og det kan mærkes.” siger Thomas Kieldsen.

Specialudviklet arbejdsgang til poolkontroller
En opgave, der kræver meget omhyggelighed og specialviden hos medarbejderne, er kontrollen af swimming pools. Kravene fra sundhedsmyndighederne er høje, og alle kontroller og resultater skal dokumenteres, og data gemmes. Med Synchronicer registreres alle data i en fastfast rækkefølge på smartphone eller tablet. Det giver en hurtig og effektiv arbejdsgang, hvor det sikres, at ingen data glemmes. Alle data gemmes i back-end systemet og kan hentes frem til dokumentation over for både myndigheder, feriegæster og sommerhusejere.

Bedre kundeservice
Tidligere kunne et hus ikke frigives til nye feriegæster, før servicemedarbejderne havde færdiggjort hele sin rute og var vendt tilbage til kontoret. Nu frigives husene i realtid. Det betyder, at gæsterne hurtigere kan rykke ind. Samtidigt kan servicemedarbejderne hurtigere svare på pludseligt opståede situationer og komme til hjælp, da de får besked direkte på deres smartphone.

Husudlejerne har også glæde af den nye løsning. Skulle der opstå skader på huset, dokumenteres både skaden og udbedring omgående med billeder. Så er udlejeren informeret og kan føle sig tryg.

Processen
”Igennem hele processen har Soft Design vist forståelse for vores behov, og vi føler, vi har en god sparringspartner både på idéer og teknologi.” afrunder Thomas Kieldsen.